obec - městys - město
statutární město - kraj
hlavní město Praha - stát
právnické osoby samosprávy a státu

Ještě jednou k formální stránce rozhodování orgánů obce

Pojednání o zápisech ze zasedání obecního zastupitelstva a obecní rady uveřejněné v Moderní obci č. 7/97 a v Právním rádci č. 8/97 , mi přineslo řadu ohlasů a zejména podnětů pro další úvahy k danému tématu. Z mnoha variantních situací, které v praxi kolem zápisů z jednání obecních orgánů nastávají, je vidět, že se nejedná o problematiku jednoduchou, jednoznačnou a už vůbec ne připouštějící jediný a správný výklad dle ustanovení zákona o obcích. Proto se ještě jednou vracím detailněji k některým momentům této oblasti, jak je přináší praxe a jak k ním lze podle stávající právní přistupovat.

Rukopis a jeho opis

V praxi je poměrně obvyklé, že ze zasedání obecního zastupitelstva se pořizuje zápis ručně, tzv. rukopis. Zpravidla jej pořizuje zapisovatelka, což bývá nejčastěji pracovnice obecního úřadu tím pověřená. V tomto rukopise se zaznamenává, nebo by mělo zaznamenávat, vše, co se na zasedání děje; tj. o čem se jedná, kdo co přednesl,jaký je návrh na hlasování a o čem, jaký je protinávrh, jak se hlasovalo, jaké bylo přijato usnesení atd. Tento rukopis se pak zpravidla opisuje, dnes nejčastěji na počítači. V praxi se setkávám často s otázkou, která z těchto listin má vlastně charakter zápisu z jednání obecního zastupitelstva, a jak zajistit, aby v zápise bylo opravdu to, na čem se zastupitelé usnesli. Zákon tyto detaily neřeší, může je však řešit jednací řád. Podle názoru autorky by byl pro právní i obecnou jistotu vhodný tento postup.

V průběhu zasedání, resp. před jeho ukončením, dát vyhotovený rukopis k dispozici ověřovatelům. Ti jej pročtou a poté buď podepíší na znamení svého souhlasu s textem, anebo hned na místě jednání iniciují změnu formulace a až po vyjádření zastupitelstva text podepíší. Těmito podpisy je dokladována autentičnost a objektivita textu. Je také možné v průběhu zasedání náročnější formulace číst nahlas průběžně, čímž je zaručena zpětná kontrola toho, co se zastupitelé usnesli.

Takto vyhotovený písemný materiál je však možné pokládat (vzhledem k podpisům ověřovatelů) jak za oficiální zápis z jednání stejně jako za podkladový materiál k vyhotovení zápisu dle zákona o obcích. Obojí je možné, jde jen o to, jak se s tímto zápisem dále - podle jeho charakteru - naloží.

Je-li tato listina pokládána dle jednacího řádu za oficiální zápis z jednání obecního zastupitelstva tak, jak jej předpokládá zákon o obcích, není již třeba vyhotovovat opis; pokud je pro lepší čtivost vyhotovován, musí být naprosto doslovný. Jinak by vedle sebe vzápětí existovaly dva odlišné oficiální zápisy z téhož zasedání. Musí být taktéž opatřen podpisy ověřovatelů (pro opětovnou kontrolu shodnosti textu) a je jistě přinejmenším prozíravé archivovat obě dvě vyhotovení pro případ možných sporů o autentičnost v budoucnu.

Není-li rukopis pokládán za oficiální zápis z jednání, ale jen za pracovní podklad k jeho následnému vyhotovení, nejsou podpisy zvolených ověřovatelů však vůbec na závadu, naopak. Jsou určitou jistotou, že rukopis sám nedozná změn, že z něj nebude nic vypuštěno ani nic doplňováno apod. Je-li následně vyhotovován opis, není samozřejmě nezákonné upravit text stylisticky, logicky, esteticky, v určitém pořadí témat apod., ovšem s tím, že nesmí být měněno, doplňováno, rozšiřováno či vypouštěno nic, co by zkreslovalo nebo dokonce zcela měnilo obsah toho, co bylo projednáváno a rozhodnuto. Jinak řečeno - může tam být totéž jinými slovy. Po vyhotovení zápisu jej podepíší ověřovatelé, kteří by měli rukopis s novým textem vždy porovnat, a opět nelze než doporučit ponechat v archívu oba materiály.

Zdálo by se, že s těmito formalitami se zabývám až příliš. Ovšem uvědomíme-li si, že tyto zápisy jsou v podstatě jediným písemně zachyceným pramenem rozhodování obce, tedy v podstatě texty rozhodnutí, která jsou realizována (a často jde o velmi podstatné kroky obce), není pozornost věnovaná zápisům neodůvodněná.

Námitky proti zápisu obecního zastupitelstva

Ty může mít v podstatě každý člen obecního zastupitelstva dle svých oprávnění daných ustanovením § zákona o obcích. Co však v praxi s takovou námitkou? Jde o to, čeho se týká. Pokud někdo namítá, že do zápisu bylo něco uvedeno nepřesně nebo nepravdivě, nejjednodušší formou řešení je hlasování zastupitelstva o tom, zdali má totožný názor. Pokud ten, kdo namítá, u ostatních členů neuspěje, bylo by správné tuto jeho námitku zaprotokolovat do zápisu aktuálního.

Změna zápisu, revokace

Poněkud jinak je nutno chápat návrh člena zastupitelstva, který si od minulého zasedání nějakou věc rozmyslel a rád by se k ní vrátil a znovu o ní jednal. V tomto případě nenamítá tento člen rozpor zápisu s projednanou věcí, ale má zájem na revokaci usnesení, resp. na novém projednání a odlišném zaznamenání věci. V tomto případě je možné doporučit hlasování o tom, zdali se k záležitosti vracet, a až poté eventuelně jednat, podpoří-li to nadpoloviční většina zastupitelů. Návrh vrátit se k čemukoli by měl být zmíněn v aktuálním zápise spolu s výsledky hlasování.

Nelze přijmout postup, kdy člen zastupitelstva (byť ověřovatel nebo starosta), sám o své vůli dodatečně napíše pod vlastní zápis ze zasedání poznámku, že v dané věci má jiný názor, nebo že ji doplňuje tak a tak apod. Jakékoli změny, revokace, doplňování a vypouštění textu se musí dít výhradně skrze zastupitelstvo na návrh a musí být stejně jako jiné záležitosti zaznamenány v aktuálním zápise o jednání.

Srozumitelnost

Dobrá stylistika je nepsaným pravidlem a předpokladem kvality zápisů ze zastupitelstva či rady. Mělo by být na ni pamatováno už v případě určení zapisovatele. Schopnosti rychle, jasně a s určitou stylistickou úrovní formulovat text nejsou dány každému. Formulace zápisů by měly mít svou pravidelnou logickou stavbu, např. předmět jednání, první návrhy, základní body diskuze k tomuto předmětu, protinávrhy, hlasování, přijaté usnesení. Ze zápisu by měly být patrné důvody a motivy jednání i rozhodnutí. Rozdíl je patrný na jednoduchém příkladu:

Text zápisu I.

“Obecní zastupitelstvo projednalo a schválilo odprodat Jiřímu Novákovi objekt číslo popisné 231 na náměstí ve Lhotě za cenu 400.000,- Kč. OZ ukládá starostovi obce zajistit vyhotovení kupní smlouvy s podmínkou rekonstrukce objektu.”

Text zápisu II.

“Starosta přednesl žádosti o odprodej objektu číslo popisné 231 na náměstí ve Lhotě. O objekt projevili ve výběrovém řízení probíhajícím ve lhůtě 1.1.1997 až 31.1.1997 zájem tři uchazeči, a to pan Jiří Novák , nabídka 400.000,- Kč a rekonstrukce objektu do jednoho roku, pan Nový, nabídka 450.000,- Kč a rekonstrukce do dvou let, a pan Procházka, nabídka 350.000,- a rekonstrukce do jednoho roku. Obecní zastupitelstvo vycházelo v rozhodování ze zájmu obce prodat objekt finančně výhodně a zároveň zajistit vzhledem k jeho zchátralosti rychlou opravu. Obecní zastupitelstvo rozhodlo počtem hlasů 8 ku třem prodat objekt panu Jiřímu Novákovi za cenu 400.000,- Kč, a to z důvodu krátké lhůty rekonstrukce a vyšší ceny než shodná nabídka p. Procházky. OZ ukládá starostovi obce zajistit sepsání příslušné smlouvy s tím, aby v ní byla zakotvena možnost odstoupit od smlouvy v případě nesplnění podmínky rekonstrukce do jednoho roku od jejího podpisu. Přílohy zápisu - žádosti o odkoupení objektu, znalecký posudek objektu, zadání výběrového řízení.”

Příklad druhý je zajisté pracnější, ale po jeho přečtení je každému i za deset let jasné, proč k takovému rozhodnutí došlo. V zápise se také může orientovat velmi snadno i kterýkoli občan, a např. i neúspěšní uchazeči o koupi. Stojí také za připomenutí, že i takto složitěji sepsané rozhodnutí zastupitelstva je mnohem jednodušší než např. správní rozhodnutí.

Závěr

Ne všechny uváděné postupy a návrhy řešení předpokládá a nařizuje zákon o obcích. Domnívám se však, že povinnosti volených zástupců územní samosprávy vůči svým občanům, za něž spravují jejich záležitosti, tedy vykonávají veřejnou správu, nelze určovat pouze výslovnými ustanoveními zákonných norem, ale také např. obecným principem vázanosti účelem veřejné správy, principem rovnosti před veřejnou správou, filozofií zastupitelské demokracie, povinností poskytnout o své činnosti přiměřené informace apod. Všechny tyto atributy jsem vedle zákona o obcích brala v úvahu při formulaci zveřejněných názorů na formální stránku rozhodování orgánů obce.

Autor: Mgr. Jana Hamplová Čas vydání: 17:52 12.10.2009