obec - městys - město
statutární město - kraj
hlavní město Praha - stát
právnické osoby samosprávy a státu

Komise obecní rady a jejich oprávnění

Často se v poslední době setkávám s dotazy na komise obecní rady, které si tato zřizuje jako své iniciativní a kontrolní orgány. Zákon o obcích je ke komisím velmi lakonický a “odbývá” je v podstatě jednou větou. V praxi pak mnozí předsedové komisí a dokonce obecní rada samotná tápou, co si s komisemi počít, zejména pak s těmi, které musí zřizovat povinně - což je komise kontrolní a komise finanční. Pokusila jsem se tedy sepsat to základní a podstatné, co bychom měli u komisí ctít.

Komise - a co s nimi?

Napřed zdůrazněme význam komisí: Komise mají poskytnout obecní radě odborné zázemí, které potřebuje mít pro své rozhodován, z podnětů a připomínek komisí by měla obecní rada čerpat při své práci. V případě fungování se mohou stát velmi významným prvkem v řízení obce, a to mimo jiné proto, že v nich mohou usednout místní odborníci, nečlenové zastupitelstva, kteří mají zájem a zkušenosti k tomu, aby byli obci i mimo její orgány prospěšní.

Co komise mohou, co komise nemohou

To je alfa a omega činnosti komisí. Základní věcí, kterou si musíme uvědomit, je to, že komise nemají žádnou samostatnou rozhodovací pravomoc. Nemohou samy rozhodovat některé otázky,nemohou ukládat úkoly obecnímu zastupitelstvu, obecní radě ani starostovi. Vůči těmto orgánům působí jako orgány

a/ iniciativní

(navrhují řešení problémů, přicházejí samy s podněty, čím je třeba se zabývat a proč, plní určité úkoly

svěřené jim obecní radou, a to i na vlastní žádost a z iniciativy komise)

b/ kontrolní

(kontrolují oblast, která je jim svěřena, kontrolní komise kontroluje obecně všechny oblasti)

Rozsah oprávnění komisí se odvíjí od stanovení jejich činnosti, okruh těchto činností by měla stanovit obecní rada(náplň činností komisí).

Vztah k obecnímu úřadu - obecní úřad je komisím nápomocen v jejich činnosti, komise jej však také neúkoluje, komise není ve vztahu nadřízenosti k úřadu. V činnosti komise je pak vhodné využívat postavení členů-zastupitelů, kteří disponují vůči pracovníkům OÚ určitými oprávněními.

Formulace vůči orgánům obce tedy zpravidla znějí:

"Komise zjistila..."

"Komise doporučuje městské radě přijmout tyto závěry (opatření, řešení...)"

"Komise navrhuje městské radě..."

“Komise předkládá městské radě toto stanovisko...”

Obecní rada můžeukládat komisím úkoly pro oblast, pro kterou byly zřízeny.

Obecní zastupitelstvo můžedoporučit obecní radě, aby uložila úkol odborné komisi.

Komise nemůže zasahovat do oblasti působnosti přenesené (působnost svěřená státem - např. záležitosti správního řízení, poskytování sociálních dávek apod.), ale komise může iniciovat například to, aby se výkon státní správy zlepšil, vztah k občanům apod.

Komise odpovídá za svou činnost obecní radě.

Rozdíl mezi kontrolní činností komise kontrolní a komisí ostatních

a/ komise kontrolní

Kontrolní činnost komise kontrolní má obecnější charakter, týká se všech oblastí života obce a její samostatné působnosti.

b/ ostatní komise

Provádějí kontrolu "specializovanou", tj. v úseku, který obhospodařují. Není vyloučeno, aby specializovaná komise požádala komisi kontrolní o kontrolu "její" oblasti, anebo aby kontrola nějaké oblasti, zejména zásadnějšího významu, proběhla ve spolupráci komisí obou.

(Tzn. zřízení kontrolní komise neznamená, že ostatním je kontrolní činnost odepřena, to by bylo proti textu zákona o obcích.)

Dokumenty, které usnadní komisím práci

Pro činnost komisí obecní rady, zejména pak pro činnost komisí obligatorních, je prozíravé stanovit určitá “pravidla hry.” Vyhneme se pak dohadům v budoucnu, co komise vlastně měla anebo neměla a jak plnila anebo neplnila své úkoly. Tato pravidla hry schvaluje usnesením obecní rada jako orgán, který komise zřizuje. Doporučuji schválit tyto dokumenty:

základní náplň činnosti komisí

kontrolní řád pro komise

jednací řád komisí

Hlavní náplň činnosti komise kontrolní

Jako určitý vzor uvádím doporučenou náplň činnosti komise kontrolní, která vychází z podstaty role kontrolní komise a ze zákona o obcích. Lze stanovit i jinak, přičemž je nutné mít na paměti jediné - musí se týkat samostatné působnosti obce a nesmí být v rozporu se zákony.

Modelová náplň činnosti kontrolní komise

a/ prověřuje, jak jsou obecním úřadem plněny úkoly na úseku samostatné působnosti, které mu uložila obecní rada

b/ kontroluje právnické osoby založené nebo zřízené obecním zastupitelstvem na základě zvláštních předpisů, zejména rozpočtové a příspěvkové organizace

c/ kontroluje plnění usnesení obecní rady

d/ předkládá obecní radě připomínky, návrhy a stanoviska z oblasti samostatné působnosti města

e/ kontroluje průběh výběrových řízení, vyhlašovaných obecní radou a právnickými osobami založenými nebo zřízenými městským zastupitelstvem na základě zvláštních předpisů

f/ kontroluje věcnou správnost smluv zpracovávaných na základě usnesení orgánů obce

g/ při výkonu kontrolní činnosti se komise řídí kontrolním řádem, schváleným obecní radou, při svém jednání jednacím řádem, schváleným obecní radou

h/ plán činnosti si stanovuje kontrolní komise vždy za určité období, a dává jej na vědomí městské radě

Kontrolní komise má kontrolovat - ne suplovat práci jiných. Neni tedy patrně v pořádku, když provádí inventarizace, nebo dokonce likviduje vyřazené věci z této inventarizace. Naopak - má dohlížet, zdali se tak děje správně.

Rozdíl mezi komisí kontrolní a finanční

Toto je další častý dotaz. Komise kontrolní a komise finanční často splývají v očích jejich členů v jednu a odlišnosti nevnímají. Dokonce jsem zaznamenala případ, kdy obec zřídila komisi kontrolní a komisi finanční dohromady jako jednu komisi. Tento postup není samozřejmě správný, komise musí existovat zvlášť. Pro snadnější orientaci uvádím opět vzorový obsah náplně činnosti komise finanční.

Hlavní náplň činnosti komise finanční

a/ zpracovává stanovisko k návrhu rozpočtu obce a stanovisko ke schválení hospodaření obce v roce předchozím

b/ kontroluje výdajovou a příjmovou stránku schváleného rozpočtu ve směru věcné správnosti, oprávněnosti a reálnosti

c/ zpracovává stanoviska k návrhům přijetí úvěru, prominutí dluhu, změny platebních podmínek, cenovým mapám a jiným návrhům, které se přímo vztahuji k finančnímu hospodaření obce

d/ kontroluje finanční hospodaření právnických osob zřízených nebo založených obecním zastupitelstvem podle zvláštních předpisů

e/ předkládá obecní radě návrhy, připomínky a stanoviska k záležitostem finančního hospodaření obcea, a ekonomické analýzy k jednotlivým oblastem rozpočtu

f/ spolupracuje s finančním odborem obecního úřadu

g/ spolupracuje s kontrolní komisí městské rady

h/ při výkonu kontrolní činnosti se komise řídí kontrolním řádem, schváleným městskou radou, při svém jednání jednacím řádem, schváleným městskou radou

i/ plán činnosti si stanovuje komise v souladu se schválenou náplní činnosti vždy na určité období, a dává jej na vědomí obecní radě

I/ zde platí totéž co u komise kontrolní - tento model není dogma, lze přidat či ubrat cokolí, jen pozor na dodržení “mantinelů” samostatné působnosti obce a souladu se zákonem.

Postupy při provádění kontrol

Ať už kontrolu provádí kterákoli komise obecní rady ve svém úseku anebo kontrolní komise samotná, měla by existovat stejná pravidla pro jednotlivé kontroly. Z toho důvodu se jeví praktické schválit kontrolní řad, který preventivně odstraní všechny pozdější dohady a nepřesnosti a ujednotí výkon kontrol. Opět poskytuji čtenářům modelový text, který si mohou upravit podle svého nebo se jím nechat inspirovat.

KONTROLNÍ ŘÁD KOMISÍ OBECNÍ RADY

1. Tento kontrolní řád upravuje postup komisí obecní rady v při výkonu jejich kontrolní činnosti.

2. Kontrolní řád schválila obecní rada jako směrnici pro činnost komisí obecní rady.

3. Příprava kontroly

a/ Komise určí záměr a náplň kontroly, její předmět a cíl.

b/ Komise stanoví okruh osob, které budou kontrolu provádět, a které osoby budou ke kontrole přizvány z kontrolovaného subjektu.

c/ Záměr, náplň a cíl kontroly si stanovuje komise svým rozhodnutím, zadání kontroly může učinit také městská rada.

d/ Komise stanoví průběh kontroly.

e/ O přípravné fázi sepisuje komise zápis.

4. Práva a povinnosti osob kontrolujících

a/ Kontrolující osoby mají právo:

- požadovat předložení dokladů a písemností vztahujících se ke kontrole

- vyžadovat podání potřebných informací

- mít umožněn vstup do kontrolovaného zařízení

b/ Kontrolující osoby mají povinnost:

- šetřit práva a právem chráněné zájmy kontrolovaných osob

- oznámit písemně zahájení kontroly nejpozději v okamžik jejího zahájení

- objektivně zjišťovat skutečný stav věcí

5. Práva a povinnosti osob kontrolovaných

a/ Kontrolované osoby mají právo:

- na písemné oznámení kontroly

- na sdělení výsledků kontroly včetně předkládaných návrhů, jsou-li na základě provedené kontroly navrhovány

- vyjádřit se do zápisu prováděném na místě kontroly

b/ Kontrolované osoby mají povinnost:

- poskytnout prostor pro provedení kontroly nebo se dostavit na místo určeném komisí

- poskytnout potřebnou součinnost, zejména zajistit přítomnost osob, předložení dokladů, písemností a vysvětlení

- zapůjčit podklady proti podpisu anebo poskytnout fotokopie

- poskytnout dodatečné vysvětlení, je-li ho potřeba k vytvoření závěru kontroly

6. Zachycení průběhu kontroly, provedených úkonech a zjištěních

a/ Komise sepisuje o průběhu kontroly zápis, který musí obsahovat:

- datum, název kontrolovaného subjektu, jména osob provádějících kontrolu a předmět kontroly

- soupis kontrolovaných dokladů a písemností

- zápis o zjištěných skutečnostech a vysvětleních

- zachycení vyjádření kontrolovaných

- časový údaj o skončení kontroly, popř. seznam zapůjčených podkladů

- podpisy všech zúčastněných

b/ Komise vyhotoví zprávu o průběhu kontroly, jejíž součástí je uvedený zápis. Ve zprávě uvede mj. návrh opatření, pokud je navrhuje

c/ Tuto zprávu předkládá městské radě, a to do 14 dnů ode dne provedení kontroly. Městská rada dále rozhodne, zdali jí zpráva postačuje, anebo si vyžádá její doplnění. Zpráva je poskytnuta k vyjádření kontrolovanému subjektu, který je oprávněn předložit své připomínky.

7. Komise si může v průběhu kontroly vyžádat přítomnost pracovníka městského úřadu příslušného odboru.

Podobný význam mají pravidla procesní pro jednání komisí jako taková. Tato procesní pravidla můžeme upravit stejně jako to činíme u jiných orgánů obce - totiž jednacími řády. Vzorový text následuje.

JEDNACÍ ŘÁD KOMISÍ OBECNÍ RADY V _________

1. Komise obecní rady rozhodují nadpoloviční většinou hlasů svých členů.

2. Komise je usnášeníschopná, je-li přítomna alespoň nadpoloviční většina členů.

3. Usnesení, které není přijato nadpoloviční většinou hlasů všech členů komise, nemá právní význam a obecní rada není povinna se jím zabývat. To nezapovídá členu komise nebo skupině členů komise obrátit se individuálně na obecní radu s podnětem nebo návrhem.

4. Komise se schází podle potřeby, zpravidla jedenkrát měsíčně.

5. Jednání komise řídí předseda komise nebo jím pověřený člen komise. V případě nepřítomnosti předsedy si komise volí předsedajícího z řad svých členů.

6. Jednání komise svolává předseda komise. Je povinen jej svolat v případě, že o to pořádají alespoň tři členové komise. V případě, že komise se nesešla po dobu delší jak tři měsíce, může její zasedání svolat městská rada na podnět některého z členů komise.

7. Komise si schvaluje plán činnosti, který předkládá obecní radě ke schválení. tento plán činnosti je rámcový a komise jej může rozšířit podle aktuálních potřeb své oblasti.

8. O jednání pořizuje komise zápis, který je dáván na vědomí obecní radě. Zápis podepisuje předseda komise a pověřený člen komise. Menšinové návrhy a připomínky musí být na žádost jejich předkladatelů do zápisu zaprotokolovány s uvedením jmen jejich předkladatelů.

9. Předsedové jsou přizváni do obecní rady vždy, když je projednáván návrh podaný komisí. Předsedové komisí mají při jednání hlas poradní.

10. Komise, které je svěřen výkon přenesené působnosti, se řídí při jejím výkonu zvláštními předpisy.

Kdo volí předsedu komise obecní rady

Předsedu komise si může zvolit komise sama anebo jej může jmenovat obecní rada (oba dva postupy jsou možné). V rámci týmové spolupráce doporučji volbu komisí samotnou.

Může být starosta členem komise?

Může, ale nebývá to obvyklé.

Může být komise složena se samých nečlenů zastupitelstva?

Vzhledem k tomu, že zákon nestanoví podmínku členství v zastupitelstvu, může vzniknout komise ze samých “nezastupitelů.” Zpravidla však bývá předsedou člen zastupitelstva, není to ale podmínkou.

Komise samozřejmě mohou pracovat i bez všech uvedených dokumentů. Samy by však měly chtít mít obranu proti obecní radě, tedy mít dána jasná pravidla, která se pak v případě nepohodlnosti (např. komise kontrolní) hodí. Málokterá obecní rada by měla odvahu odehnat komisi od zahájené kontroly jen proto, že radní mají pocit, že je zde něco špatného.

Autor: Mgr. Jana Hamplová Čas vydání: 17:56 12.10.2009