obec - městys - město
statutární město - kraj
hlavní město Praha - stát
právnické osoby samosprávy a státu

Obec jako smluvní partner - I.

Uzavírání smluv se stalo pravidelnou součástí řízení měst a obcí bez ohledu na jejich velikost, počet obyvatel či ekonomickou situaci. Rozdíly jsou pouze v četnosti těchto smluvních vztahů, v jejich obsahu a více či méně standardním obsahu.

Obce se získáním samostatnosti v roce 1990 staly účastníky těchto smluvních vztahů ze dne na den, což především v prvním roce přinášelo celou řadu problémů, které vyplývaly z nejistoty a nezkušenosti nově zvolených členů zastupitelstev, z nepochopení podstaty samostatnosti obce a samozřejmě z aplikace zcela nové právní úpravy postavení obcí. Připomeňme v této souvislosti nejčastější pochybení v obsahu tehdy uzavíraných smluv - namísto účastníka “Obec Lhota” se uváděl jako účastník právního vztahu “Obecní úřad Lhota” po vzoru dřívějšího Místního národního výboru, přičemž žádný “obecní úřad” či “městský úřad” nebyl legitimován k tomu nějakou smlouvu uzavírat. Podobné smlouvy jsou dnes již vzácné, ale stále je možné se s nimi setkat při řešení sporných záležitostí z minulosti a bohužel občas je možné i dnes u aktuální smlouvy podobnou školáckou chybu zachytit.

(Poznámka: Výkladová praxe je různorodá. Někteří kolegové dovozují z takto mylného uvedení účastníka smlouvy, což je podstatná náležitost každého smluvního vztahu, až absolutní neplatnost, někteří mírněji relativní neplatnost, tedy smlouva je neplatná jen tehdy, jestliže se jí protistrana dovolá, mnozí jsou velkorysejší a chápou podobné označení “úřadu” jako účastníka za určitou formu zastupování obce).

Řádné označení obce jako účastníka smluvního vztahu

Základním pravidlem pro uzavírání jakéhokoli smluvního vztahu je tedy především požadavek, aby jako smluvní partner byla obec řádně uvedena, a to tímto způsobem:

Název obce (města)

Zastoupená kým (titul, jméno, příjmení, funkce)

(Poznámka: Některé obce si stanovily systém tzv. dvou podpisů, tzn. že smlouvy za obec podepisují minimálně dva zástupci, nejčastěji starosta a další člen obecní rady, není-li ustaven další člen zastupitelstva. V tom případě uvádíme oba dva zástupce.)

Adresa obecního úřadu:

IČO:

Bankovní spojení:

Smluvní partner obce

Druhý účastník nebo účastníci by měli být označeni podobně pečlivě a přesně. Není to zase tak jednoduché, jak by se zdálo. Rozdíly jsou především u právnických a fyzických osob, nejčastěji tedy obchodních společností a živnostníků nebo občanů

1. Fyzická osoba jako občan

Titul, jméno, příjmení

Rodné číslo

Adresa trvalého bydliště

2. Fyzická osoba jako podnikatel

Obchodní jméno:

(Poznámka. Pozor - obchodním jménem fyzické osoby je její jméno a příjmení, nepostačuje tedy uvedení například Firma ABC, když provozovatel je živnostník Jan Novák. Označení tedy musí být: Jan Novák - Firma TERRA)

IČO:

DIČ: (je-li plátcem DPH, pokud není, doporučuji uvést “není plátcem DPH”)

Sídlo:

Bankovní spojení:

Uvedení, zdali je zapsán v Obchodním rejstříku či nikoli.

Jako přílohu smlouvy pak doporučuji přiložit kopii živnostenského oprávnění, popř. výpis z obchodního rejstříku, je-li tam živnostník zapsán, pro ověření uváděných skutečností.

Poznámka k fyzickým osobám:

V případě zásadnějších záležitostí, a to i tehdy, nevyplývá-li to ze zákona, doporučuji zajímat se o rodinné poměry této osoby, zejména o fakt, zdali je ženatý či vdaná a zdali mají s druhým manželem společný majetek (dnes společné jmění manželů). Má to širší význam, zejména u nemovitého majetku (viz. dále), může to mít vliv i na určitou osobní záruku plnění, možné náhrady škody v případě jejich způsobení obci apod.

3. Právnická osoba

Název: (Nejčastěji to bývá název, který je uveden v Obchodním rejstříku, popř. jiném rejstříku)

Právní forma: (zdali jde o s.r.o., a.s., v.o.s., nadaci, fond atd.)

Statutární zástupce: (Titul, jméno, příjmení, funkce - např. jednatel)

IČO:

DIČ: (je-li plátcem DPH, pokud není, doporučuji uvést “není plátcem DPH”)

Sídlo:

Bankovní spojení:

Jako přílohu pak doporučuji chtít výpis z Obchodního rejstříku, popř. jiného rejstříku, pro ověření uvedených skutečností, navíc se z tohoto výpisu dozví obec další podstatné náležitosti o právnické osobě, například v případě dvou jednatelů zdali může jeden jednat samostatně nebo musí podepsat oba apod.

Vždy si obec musí dát pozor, aby za smluvního partnera jednala osoba k tomu oprávněná buď jako statutární zástupce, anebo na základě plné moci statutárním zástupcem udělené.

Kdo má smlouvu připravovat

Smlouvu, pokud to není opakovaná standardní smlouva např. o nájmu bytu (ale i zde se dá mnohé vymyslet a zlepšit), by měl vždy sepsat právník. Obec je ve výhodnějším “vyjednávacím” postavení, když je to ona, kdo text smlouvy pro jednání připraví.

Orgány obce by nikdy neměly bez dalšího podepsat smlouvu předloženou protistranou, i kdyby se jim jevila jako výhodná. Vždy je v zájmu obce zkonzultovat text smlouvy ze svým právníkem, nebo alespoň s nezávislým právníkem. Někdy totiž rozhodují o výhodnosti či nevýhodnosti zdánlivé maličkosti, které laik nepostřehne.

Pro přípravu smlouvy právníkem obce hovoří i praktická věc - schvalování konečné podoby smlouvy, nebo alespoň jejich podstatných náležitostí, se děje v obecním zastupitelstvu (obecní radě). Z diskuze mohou vyplynout obsahové náležitosti, že je prakticky nemožné svěřit zpracování smlouvy tomu, o jehož nabídce se jedná - text musí odpovídat představám zastupitelů tak, jak jej projednali, nesmí být odlišný. V tomto smyslu připraví právník text v mezích pokynů zastupitelů (které by měl samozřejmě odborně usměrňovat, co je a není možné, co je a co není výhodné apod.).

Když druhá smluvní strana předloží svůj návrh smlouvy, je také jistě možné tento návrh projednat a připomínkovat - a obzvláště v tomto případě považuji za nezbytnou přítomnost právníka, stejně tak v případě, kdy druhá smluvní strana předloží tzv. protinávrh, tedy vlastní text smlouvy proti textu navrženému obcí.

Základní podoba každé smlouvy

Tak jako jiné oblasti i smlouvy nabírají postupně svou specifickou podobu - mám teď na mysli jejich zachycení. Podobu některých smluv stanovuje přesně zákon (převody nemovitostí), některé zákon specifikuje toliko co do podstatných náležitostí, někde nestanoví ani písemnou formu. Přesto lze pro obce uvést základní pravidla i pro případy, kdy vodítkem není sám zákon:

1. Každá smlouva uzavíraná obcí by měla být jednoznačně písemná.

2. Je-li text vyhotoven na více listech, přičemž smlouva se podepisuje na posledním z nich, doporučuji listy svázat a konce provázků na zadní list přelepit papírovou páskou, nebo přelepit papírovou páskou přes sešitý levý horní okraj. Přes tuto papírovou pásku je možné dát razítko a připojit podpis - a všechny listy bez možnosti výměny jsou potvrzeny. Druhou možností je podpis na každé stránce.

Smlouva na více listech sešitá v levém horním rohu sešívačkou a podepsané jen na posledním listě neskýtá potřebnou jistotu v tom, že text smlouvy na nepodepsaných listech nebude vyměněn či zpochybněn. Jedná se zejména o rozsáhlejší smlouvy o dílo apod.

3. Text smlouvy by měl být graficky proveden tak, aby byl přehledný. Z vlastní zkušenosti vím, jak je praktické na první list (titulní) uvést výrazně smluvní strany a ještě výrazněji předmět smlouvy, tedy většinou článek první. Dobrá orientace v textu smlouvy usnadňuje práci s touto smlouvou, a naopak- hustý nepřehledný text odrazuje už při prvním nahlédnutí.

Obec jako smluvní partner - II.

Při uzavírání smluvních vztahů obcí se setkávám s případy, kdy jsou smlouvy zpracované úředníky tak precizní, že by je právník nepřipravil lépe, u jiných dostávám do ruky smlouvy, nad nimiž zůstává rozum stát, ačkoli je pod nimi podepsáno právní oddělení. A pak je tu nejčastější zlatý střed, kdy smlouvě nelze formálně nic vytknout, odpovídá standardu opsanému z některé knihy smluvních vzorů, dokonce odráží vše, co zastupitelstvo schválilo, přesto je jasné, že by šla napsat lépe, výstižněji, výhodněji, přesněji. Jak dosáhnout toho, aby smlouva sepsaná za město byla opravdu dobrá?

V lednovém čísle jsem se věnovala základním věcem, jako je řádné označení smluvních stran, podoba písemného zachycení smlouvy a kdo nejlépe by měl smlouvu pro obec vyhotovit. Než vůbec přikročíme k nejčastěji uzavíraným smlouvám a jejich nástrahám, musím se zmínit o neméně důležitých okolnostech uzavírání smluvních závazků.

Omezení rizika při uzavírání smluvních vztahů

Přes všechno řečené musím zdůraznit - nemůžeme nikdy zcela odstranit rizika vyplývající z uzavíraných smluvních vztahů mezi obcí a podnikatelskými subjekty, protože nemůžeme nikdy jednoduchým způsobem odlišit partnera seriózního od těch druhých. Je však docela dobře možné riziko snížit až na nezbytné minimum. To je možné tehdy,když k uzavírání jakéhokoli smluvního vztahu přistupují orgány obce odpovědně. Co znamená odpovědný přístup?

a/ od každého z podnikatelských subjektů vyžadujme úplnou identifikaci

Co mám na mysli “úplnou” identifikací? Každý podnikatelský subjekt, s nímž má obec uzavřít jakýkoli smluvní vztahy, by měl předložit

- aktuální listiny, které dokládají jeho existenci

(výpis z obchodního rejstříku, živnostenský list, jinou zřizovací listinu)

- listiny, které dokládají, že je oprávněn podnikat v předmětném oboru

(živnostenské oprávnění, koncese, licence)

- zdali je řádně registrován u finančního úřadu

- jeho bankovní spojení

- úplné nacionále osob oprávněných jednat jeho jménem (pokud není uvedena v jiné listině, tak je nutné vyžádat si

plnou moc s úředně ověřenými podpisy)

- vždy je nezbytné znát právní formu

b/ vyžadujme bližší informace o firmě

Bližšími informacemi o firmě mám na mysli například (podle toho, jakou smlouvu a v jakém tozsahu chceme s partnerem uzavřít):

- počet zaměstnanců, popř. spolupracovníků

- roční obrat

- působení v daném regionu

- potvrzení o splnění všech povinnosti vůči správci daně (finančnímu úřadu)

- ptejme se na materiální zajištění firmy (prostory, v nichž působí, vybavení - podle oboru)

- jiné aktivity společníků, působení v jiných firmách

- reference (jaké zakázky již dělali, kde již působili apod.)

c/ přítomnost osoby s právním vzděláním, v případě nutnosti také ekonoma a daňového poradce

Když už nic jiného, tak tito odborníci jsou schopni řádně formulovat ustanovení smlouvy tak, aby vyjadřovala vůli obce, aby obec chránila před možným porušením smlouvy anebo ošetřila možné eventuality v budoucnu, které mohou nastat, a které v době uzavření smlouvy nelze předpokládat.

Uzavírání smlouvy tím způsobem, že laici v dobrém úmyslu podepíši návrh předložený protistranou, je školácká chyba, která se téměř vždy vymstí.

d/ podpůrné signály

Nejen uvedená fakta nám slouží jako vodítko - jsou tu i další detaily, které mohou rozhodování zastupitelů usnadnit, respektive které pomohou obci v orientaci, pokud váhá.

- o mnohém svědčí sídlo (jedna zakouřená kancelář patrně nevzbudí přílišnou důvěru)

- za projev maximální otevřenosti je nutno považovat poskytnutí údajů z bankovního konta(poslední hotovost, poslední příjmy a výdaje ve výpise z peněžního ústavu)

- zdráhání se uvést reference je nedůvěryhodné - za svou práci by se smluvní partner neměl stydět (sympatičtější je přiznání, že toto je první větší zakázka, pro kterou hodlá zájemce udělat maximum)

- ptejme se na odbornost společníků právnických osob, popř. živnostníka (ta nemusí přímo souviset s podnikatelskou činností, a není to ani na závadu, ale má-li lékař stavební firmu nebo stavař marketingovou společnost, není to běžné a je nutné se ptát o pokrytí odborníky)

- požadavek přemrštěných zálohových plateb je rovněž signálem, např. o nepříliš dobré finanční situaci firmy (zálohové platby jsou sice dnes běžné, jde jen o jejich výši)

- je dobré mít několik dotazů, kterými zjistíme informovanost o zakázce, o kterou se zájemce uchází (někdy se firmy z nouze hlásí na cokoli, aniž ví, o co vlastně jde, a doufají, že to nějak dopadne)

- ptejme se věcně (uvádí-li zájemce o koupi nemovitosti, že v ní zahájí provoz kadeřnictví, ptejme se živnostenský list, uvádí-li, že ji celou zrekonstruuje, ptejme se na finanční krytí apod.)

- tvrzení, že dotyčnému jde pouze o blaho obce, je tendenční - jde o vlastní výhodu, a neměl by se stydět to přiznat. Je-li nabídka pro obec zajímavá také, jinými slovy mohou-li získat oba, nic nebrání založit smluvní vztah na tomto principu.

Nebezpečí v řadách členů obecních orgánů - tzv. lidský faktor

Nikdo není neovlivnitelný - to by měli mít všichni členové obecních orgánů na paměti. Přesto nechci radit “nevěřte nikomu”, ale spíše “důvěřuj, ale prověřuj”.Pokud někdo z členů obecního orgánu někoho velmi protěžuje, důvody mohou být různé - od nevinného fandovství až po osobní zájem, úplatek, příslib zaměstnání, anebo někdy přímo účasti na podnikání uchazeče. Osobní zainteresovanost sama o sobě nemusí být důvodem k odmítání, ale nesmí ovlivňovat rozhodování, a měla by být v rámci etiky v každém případě prezentována předem.

V podobných případech radím zastupitelům anebo radním - ucházíte-li se o cokoli ve své obci, odejděte před hlasováním, i když vám to zákon neukládá.

Znám i opačné extrémy - totiž že některý člen orgánu obce má osobní negativní postoj, který emotivně vštěpuje ostatním (znám případ, kdy zastupitel ovlivnil hlasování v neprospěch dosud nejlepšího zájemce proto, že mu chodil za manželkou.)

Tyto subjektivní vlivy nelze zcela odstranit, ale často je možné je docela dobře poznat a podle toho se zachovat.

S tímto souvisí také únik informací - kolem výběrových řízení, a to včetně úřednické přípravy, by se měli pohybovat lidé, kterým lze důvěřovat. Není pro obec větší škodné, než osoba “prodávající” informace za účelem poskytnout někomu výhodu.

Osobně jako zastánce teorie, že v rámci obecních informací není tajné nic, mám na mysli jen informace tzv. meziřádkové, které odhalují “slabá místa” obce, popř. názory jednotlivců na to, koho a co budou podporovat a tak dále, tedy informace neoficiální, nemající přímý vztah k věci, ale pro taktiku obce velmi důležité.

Unikne-li z úřadu takticky nešťastně, že obec se chce nemovitosti v každém případě zbavit, protože velmi nutně potřebuje alespoň nějaké peníze, zájemci o koupi se mohou dohodnout a nabídnou směšné ceny.

Odstranit nebezpečí vyplývající z lidského článku nejde. Jde ovšem zavčas vyjádřit jasné stanovisko, že obec se rozloučí s úředníky, kteří nebudou v tomto smyslu loajální a nebudou hájit zájmy obce, a že obecní orgány nepřistoupí na “hru” kolotoče úplatků a protislužeb.

Z výše uvedeným souvisí ještě otázkalobování. Osobně zastávám názor, že proti lobování v tom pravém slova smyslu, tedy proti snaze ovlivnit záležitost ve svůj prospěch cestou osobních kontaktů a přesvědčování v rámci otevřených lobistických skupin, nelze nic namítat. Existují všude ve světě a nelze lidem bránit v realizaci taktiky, diplomacie a osobní invence. Nelze si však plést lobování s uplácením, protislužbami, zastrašováním zastupitelů, uváděním je v omyl apod. Ilobování má svá nepsaná pravidla, která je třeba naučit se ctít. Starosta ani žádný jiný zastupitel se tedy nezpronevěří své objektivitě, bude-li s lobistickými skupinami komunikovat, nechá-li si od nich předem vysvětlit jejich pohled, zavítá-li do jejich podniku, eventuelně vyzkouší jejich výrobek - ovšem za předpokladu, že tím na sebe nepřijímá žádný závazek ve vztahu ke svému hlasování.

Připomenout musím i rozumnou míru zkoušky výrobku - přijmou-li zastupitelé koš čerstvého pečiva, kterým se předvádí pekař ucházející se o nájem nebytových prostor na pekárnu, je to úsměvné a nic proti tomu. Ztěží však za úměrné považovat zaplacení dovolené, zapůjčení automobilu “na věčné časy” apod.

Všechny vztahy a konkrétní projevy lobování vyžadují jediné - aby zastupitelé byli soudní a sami dokázali odhadnout únosnou míru své účasti v této obchodní hře tak, aby se nezpronevěřili svým voličům a svému svědomí.

Obec jako smluvní partner - III.

Nejčastějším problémem při uzavírání smluvních vztahů obcí a měst bývá především dosáhnout souladu mezi tím, co zastupitelé chtěli, respektive co svým rozhodnutím vyjádřili, co zamýšleli, a tím, co pak je ve smlouvách zachyceno. Nazvala bych to jako problém kompatibility mezi rozhodnutím městského zastupitelstva (rady) a písemných vyhotovením textu smlouvy úřadem nebo právní kanceláří. Jedinou metodou, jak dosáhnout souladu, je zpětná kontrola (ovšem zpětná kontrola před samotným podpisem smluvního vztahu), iniciativní přístup obce a schválení všech důležitých náležitostí smlouvy.

Metody zpětné vazby

Každý z členů zastupitelstva mi potvrdí, že projednané věci často pouští z hlavy a nevrací se k nim, není-li problém. Je tomu tak i se smlouvami. A to je, bohužel, velmi špatná praxe, která se už mnohým obcím vymstila nebo jim zkomplikovala život. Za jednu z podstatných pojistek pro kvalitu smluv považuji zpětnou vazbu na obecní zastupitelstvo.

Tato zpětná vazba může mít více podob.

a/ systém více podpisů

Nejběžnější a nejjednodušší způsob je zvolit metodu minimálně dvou podpisů na každém smluvním závazku, přičemž k podpisu starosty připojuje svůj podpis ještě některý radní či zastupitel, nejlépe ten, který je schopen se ve smluvním textu dobře orientovat. Někde podepisují smluvní závazky ověřovatelé zápisu o jednání zastupitelstva. Jde o systém “více očí více vidí”, respektive sází se na to, že další dva zastupitelé si povšimnou případné nesrovnalosti pravděpodobněji než jeden starosta.

b/ poskytnutí textu smlouvy členům zastupitelstva

Je to metoda náročnější, o to více účinnější. Někde volí kompromis - podstatné části ze smlouvy přečtou, případné nejasnosti se znovu projednají.

c/ legislativní komise

Jde o určité novum, kdy obecní rada zřídí komisi speciálně pro smluvní vztahy. Tato komise projde texty smluv před jejich podpisem, její předseda text parafuje a tím potvrzuje soulad textu s tím, jak to bylo schváleno na zastupitelstvu (radě). Výhodou této komise je, že jejím členem může být například externí právník, ekonom apod., který není člen zastupitelstva, ale jistě bude pro kvalitu smluv přínosem. Fungování legislativních komisí považuji do budoucna za velmi perspektivní.

Iniciativa obce

Obec se může ocitnout ve dvojím postavení - buď sama text smlouvy vyhotovuje a předkládá druhé straně, anebo je jí text smlouvy nabídnut (zejména v rámci výběrových řízení) a ona jej posuzuje. V obou případech je důležité, aby obec nešla “cestou nejmenšího odporu”, jinými slovy aby si práci zbytečně neusnadňovala. Iniciativa obce může mít tyto podoby:

a/ tam, kde je to možné, navrhuje text smlouvy obec

Ten, kdo navrhuje text smlouvy, je ve výhodnějším postavení v tom, že sám formuluje své představy, a snadno rozpozná záměr druhé strany, když ta navrhuje změnu toho kterého ustanovení. Práci, kterou obec má s přípravou smlouvy, se jí vrátí v připomínkovém řízení, kdy se orientuje pak velmi rychle, a navíc podstatná část návrhového textu zůstává většinou zachována - smluvní partneři obcí většinou přání obce respektují. Připomínám v této souvislosti, že dojde-li k připomínkování návrhového textu smlouvy, nebo je-li zaslán návrh jiný, je nutné opětovné projednání zastupitelstvem (radou), která musí připomínky či jiný návrh schválit nebo zamítnout.

b/ obec si své závazky hlídá

Obec by měla mít přehled o svých aktuálních smluvních závazcích, hlídat lhůty plnění a jiné související otázky. Obec by měla vést kvalitní agendu ke každé smlouvě, využívat pro evidenci výpočetní techniky.

c/ pro kvalitní text smlouvy obec raději vyčká a uskuteční více jednání

Spěch v tomto případě není na místě a vyplatí se vytvořit si na uzavření smlouvy čas. Ušetříme čas v budoucnu, kdyby vznikly problémy z nekvalitních smluv.

d/ účast protistrany a úředníků na jednání zastupitelstva

Aby smluvní partner mohl hned reagovat na diskuzi zastupitelů a budoucí zhotovitel smlouvy z úřednického aparátu slyšel zájem zastupitelů, je vhodná účast obou na jednání.

Schválení všech důležitých náležitostí smlouvy

Záměrně nepíši podstatných, přestože schválení podstatných náležitostí by podle zákona stačilo (bohužel ani ty často zastupitelé neschvalují). Pokud uvádím, že zastupitelstvo by mělo schválit důležiténáležitosti smlouvy, má tím na mysli všechno, co v daném případě považují zastupitelé za podstatné, zásadní. Pro názornost uvedu základní typy nejčastěji uzavíraných smluv.

a/ prodej obytného domu

Podstatnou náležitostí je určení předmětu prodeje (přesné označení nemovitosti), sjednání ceny a komu se dům prodává.

Za neméně důležité je nutno považovat způsob úhrady ceny - zdali bude kupující hradit hotově ihned při podpisu, anebo z úvěru (pak je nutno žádat garance banky) nebo zdali chce hradit dům ve splátkách (pak je nutno vážit okamžik převodu vlastnictví), žádá-li o koupi se slevou, a to proto, že v něm chce zřídit chybějící službu apod., je nutno podmínku provozování této služby taky zakotvit, v případě, že se tak nestane, žádat doplatek. Bydlí-li v domě nájemníci, je nutno to uvést ve smlouvě a předat nabyvateli nájemní smlouvy apod.

b/ smlouva o dílo

Mimo sjednání předmětu díla, ceny, komu se svěří jeho realizace je důležité také stanovit, kolik lze uhradit jako zálohu předem, otázky pojištění, smluvní pokuty při nesplnění termínu, co všechno cena zahrnuje (důležité při vícenákladech) apod. Zejména u smlouvy o dílo na dodávku stavebních prací je nutno vyhotovit smlouvu velmi obezřetně a nezapomenout na nic z toho, co by v případě nezahrnutí do smlouvy znesnadňovalo pozici obce.

(Například formulace “Vícepráce budou fakturovány zvlášť podle jejich skutečného rozsahu” zní sice dobře, ale není v ní nic o tom, že vícepráce musí napřed odsouhlasit investor apod.)

c/ nájem nebytových prostor

I zde je řada dalších okolností, které je dobré do smlouvy dát - například sankce při neplnění povinností nájemce, je dobré stanovit kratší výpovědní lhůtu pro případ závažného porušení smlouvy, v případě, že je odpouštěn nájem za opravy určit způsob prokázání vložených nákladů, v případě, že je stanoven nájem nižší proto, že zde bude chybějící služba, je nutno pojistit si její provozování pod sankcí výpovědi a tak dále. Důležitá je výpovědní lhůta, zastupitelé by měli vyjádřit, že nájemce nesmí prostory dále podnajímat, zastupitelé by měli myslet na inflační doložky apod.

(Znám případ, kdy zastupitelé schválili nájemní smlouvu, a úředník tam “přidal” desetiletou výpovědní lhůtu.)

V žádném případě není nutné opisovat zákon proto, aby se smlouva zdála delší a tím úplnější. Co je v zákoně, to je dáno. Je spíše nutné, aby zastupitelé trvali na zakotvení toho, co si přejí, co zákon umožňuje a na čem se smluvní strany shodly. Nebude-li obec jištěna ve smlouvě, usnesení zastupitelstva ji nepomůže.

Zastupitelé by se také měli bránit tomu, aby úředník měnil v textu jejich rozhodnutí anebo si přidával své improvizace. Tedy- zastupitelstvo by si mělo smlouvy hlídat. Jak, o tom byla řeč výše.

Podle mého názoru je možné, aby obce měly smlouvy kvalitní. Dosáhnout se toho dá, souhrnně řečeno, tehdy, budou-li současně aplikovány tyto postupy:

a/ odborný přístup (přizvání právníka, ekonoma apod.)

b/ iniciativní role obce

c/ zastupitelstvo schvaluje vše, co je důležité

d/ zpětná kontrola textů smluv před podpisem.

Zastupitelstvo neschvaluje jen “nové” smlouvy

A na závěr malou připomínku. Zastupitelstvo (rada) neschvaluje smlouvy jen tzv. nové, ale také změny smluv, popřípadě projednává připomínky k návrhovým textům obce, anebo k protinávrhům, a stejně tak musí zastupitelstvo schválit smlouvy o smlouvách budoucích, o zřízení věcných břemen, vypovězení smluvních vztahů a tak dále.

Obec jako smluvní partner IV.

Záruka správného rozhodování:

PRÁVO ČLENA ZASTUPITELSTVA NA INFORMACE

Od komunálních voleb uběhlo pouze několik týdnů a z mnohých měst a obcí zaznívají opakované dotazy se společným jmenovatelem - INFORMACE. Noví členové zastupitelstva se ptají, na jaké informace mají právo, jakým způsobem jim mají být poskytovány, jak o ně mají žádat a co dělat v případě, že jim jsou informace odpírány. I tato problematika souvisí s rolí obce jako smluvního partnera - aby zastupitelé mohli rozvážně přijímat rozhodnutí, musí být informováni. A není to zase v některých městech až tak samozřejmá věc.

Základním pilířem pro práci člena obecního zastupitelstva je v tomto směru § 34 zákona o obcích:

Člen obecního zastupitelstva má při výkonu své funkce právo

a/ předkládat obecnímu zastupitelstvu návrhy

b/ vznášet dotazy,připomínky a podněty naobecní radu a její jednotlivé členy, na další orgány obce a vedoucí organizací a zařízení, které obec založila nebo řídí, odpověď na ně mu musí být dána bezodkladně, nejpozději však do 30 dnů

c/ požadovat od pracovníků obecního úřadu informace o věcech, které souvisejí s výkonem jeho funkce

Jde o ustanovení, které jako jedno z mála lze obcházet jen ztěží a hovoří zcela jasně. Přesto můžeme v praxi narazit na různé “kaskadérské” právní výklady, jež jsou vytvářeny s cílem odříznout příliš zvědavé zastupitele od informací. Z toho důvodu připomínám další základní moment - totiž že obecní zastupitelstvo je nejvyšším orgánem obce, a stojí na stupínku hierarchie orgánů obce nejvýše. I z tohoto pohledu musí všichni k zastupitelstvu a jeho jednotlivým členům přistupovat. Pod pojem “všichni” mám na mysli všechny dotčené subjekty - starostu, obecní radu, zařízení obce atd.

Na které informace má člen zastupitelstva právo?

Jednoduše řečeno - na všechny, které se týkají samosprávy, tedy záležitostí, které si obec řeší samostatně. Je jedno, zdali tyto záležitosti spadají do působnosti zastupitelstva nebo rady, popř. jde o městskou obchodní společnost či jiné zařízení.

Člen zastupitelstva si tedy může kdykoli vyžádat městské smlouvy, záznamy z důležitých jednání, musí se mu dostat odpovědi i na otázky platů členů zastupitelstva uvolněných pro výkon některých funkcí, může se ptát na průběh výběrových řízení, může nahlédnout do znaleckých posudků prodávaných nemovitostí, zkrátka je-li věc nějakým způsobem spojena s obcí či městem, musí zastupitel v případě svého zájmu dostat vyčerpávající informace, popř. podklady.

Osobně bych šla ještě dále - zastupitelé často nevědí, na co by se měli ptát, protože prostě neví, že se o daném problému jednalo například v městské radě anebo že jej řešil starosta. Proto se domnívám, že ty nejdůležitější informace týkající se obce by měly být zastupitelům poskytovány automaticky a průběžně je tak informovat o činnosti starosty a městské rady. Není horší vizitky, než když se členové zastupitelstva dozvídají například až z novin, že v jejich městě se připravuje např. velká bytová výstavba, a oni o tom nevěděli nic do poslední chvíle, anebo když pak přijímají rozhodnutí ve spěchu, protože záležitost je již rozjednaná tak, že ani nelze nerozhodnout.

Proto by uvolnění zastupitelé a radní měli na informační servis pamatovat sami a vtáhnout tak zastupitele do řešení především podstatných otázek.

Považuji však za nutné připomenout určitou soudnost zastupitelů při požadování informací. Chtít mít doma tzv. všechno v kopii není příliš hospodárné ani účelné. Člen zastupitelstva by měl zvažovat, které materiály bude požadovat, do kterých mu stačí jen nahlédnout anebo které informace stačí přednést ústní formou. Tuto “vyřazovací” činnost však musí provést sám člen zastupitelstva pro sebe sama - nikdo jiný nemá právo mu určovat, které informace by si žádat měl, které mu k ničemu nebudou a kterými žádostmi již tzv. obtěžuje. Zpravidla totiž každého zastupitele zajímá jedna oblast, a tu chce znát detailně, o ostatních mu stačí rámcový přehled. Není důvodu neumožnit zastupiteli, který má o problém zájem, znát jej detailně, navíc zákon mu je v tomto směru oporou.

Alarmující příklady z praxe

Někteří starostové a radní ovšem zastávají zcela jiné postoje a ať už z důvodů ne zrovna čestných či jen z touhy být těmi privilegovanými, kteří narozdíl od ostatních vědí, si ze zákona o obcích příliš velkou hlavu nedělají a v obci či městě se chovají jako by byla jejich vlastním podnikem. Uvedenu některé příklady, které jsou jednoznačně porušením zákona o obcích, a proti kterým by se zastupitelé měli velmi hlasitě ohradit.

  • neposkytnutí informací s odkazem na obchodní tajemství

Představme si obchodní společnost, v níž je jediným společníkem obec. Obec vlastní obchodní podíl, obec rozhoduje. Ponechme nyní stranou polemiky o tom, který orgán vlastně za obec-společníka v obchodní společnosti rozhoduje, a povšimněme si práva na informace. Mám k dispozici právní výklad jednoho právního oddělení města, který s odkazem na definici obchodního tajemství “Obchodní tajemství tvoří veškeré skutečnosti, obchodní, výrobní či technické povahy související s podnikem, které mají skutečnou nebo alespoň potencionální materiální či nemateriální hodnotu, nejsou v příslušných obchodních kruzích běžně dostupné, mají být podle vůle podnikatele utajeny a podnikatel odpovídajícím způsobem jejich utajení zajišťuje...” usuzuje, že “...nemá ani člen městského zastupitelstva nárok na poskytnutí informací, které tvoří obsah obchodního tajemství společnosti...pokud nebude příslušným orgánem společnosti rozhodnuto o udělení svolení k užití obchodního tajemství.”

Je-li společníkem (rozumějme majitelem) obchodní společnosti město, je ono oním podnikatelem, který si musí chránit obchodní tajemství. Nejvyššímu orgánu města tedy nelze v žádném případě upírat právo na informace o vlastním podniku - tento výklad je absurdní. Nicméně na jeho základě byly členu zastupitelstva odepřeny informace o konkrétních faktech této městské společnosti. Tento postup je jednoznačně závažným porušením zákona o obcích.

Kdyby byl totiž aplikován takto všude, stalo by se, že velká část majetku města, kterou představuje velmi často obchodní podíl, by se dostala mimo jakoukoli kontrolu nejvyššího orgánu města, tedy zastupitelstva. Člen městského zastupitelstva má tedy v každém případě právo na všechny informace týkající se obchodní společnosti, kde je město jediným společníkem. Podobný postup lze s menšími modifikacemi (s poněkud vyšší přísností ve vztahu k ochraně zájmů ostatních společníků) aplikovat i v případě, když je město jedním ze společníků.

V žádném případě to neznamená, že městská společnost nemůže mít obchodní tajemství. Toto obchodní tajemství musí být přesně specifikováno a zastupitelé města si musí být vědomi, jaké následky pro ně může mít, pošlou-li toto tajemství tzv. dál.

  • hlasování o právu kolegy na informace

Jde opět o skutečný případ - zastupitelé hlasováním rozhodli, že jejich kolegovi ta a ta informace nebude poskytnuta. Tím jeden vedle druhého porušili zákon o obcích, protože podobné hlasování si vůbec nemohou dovolit. Zastupiteli nemůže upřít právo na informace ani samotné zastupitelstvo. Podobný postup považuji za nejvíce šokující.

  • hlasováním byla ukončena diskuze a zastupiteli tak nebylo umožněno s dotazem vystoupit

Podobné hlasování si dnes už dovolí málokterý starosta vůbec navrhnout, spíše se tolerují tzv. džentlmenské dohody o délce diskuzních příspěvků, aby zasedání netrvala do půlnoci. V zásadě však platí - nelze hlasovat o tom, že bude ukončena diskuze, když některý ze zastupitelů chce ještě k věci promluvit. Návrh na ukončení diskuze sice může zaznít neformálně, ale pokud s ním nesouhlasí všichni přítomní zastupitelé, nelze jej realizovat. V jiném případě bychom mohli opět hovořit o jasném porušení citovaného paragrafu. Někdy se argumentuje možnými obstrukcemi - zastupitelé budou tak dlouho protahovat jednání, až to kolegy přestane bavit a oni dosáhnou svého. Především však nelze ani kvůli potencionálním obstrukcím porušovat zákon (nešlo to ani v Parlamentu, když republikáni předčítali hodiny a hodiny podrobnosti o lécích), navíc obstrukce vůbec nemusejí vzniknou, vytvoří-li řídící dělnou atmosféru.

A pokud opravdu bezdůvodně vzniknou, je nutno je brát, bohužel, jako daň demokracii. V žádném případě je nelze řešit porušením zákona, které opět jen nahrává těm, kteři obstrukce “páchají”.

  • informace a smlouvy

Před rozhodnutím o tom, zdali navrhovanou smlouvu uzavřít anebo ne, by měl zastupitel znát vše o podstatných náležitostech smlouvy. Nejčastěji to bude cena, lhůty, garance, sankce za neplnění, nepochybně by měl znát, zda dotyčný je oprávněn smlouvu vůbec uzavřít, a z “pudu sebezáchovy” také formální záležitosti jako je základní jmění, majetkové poměry smluvního partnera apod.

Autor: Mgr. Jana Hamplová Čas vydání: 17:44 12.10.2009